Operatori che offrono servizi per la persona

Gestire i propri clienti, grazie a Gm²Web diventa facile...

Gm²Web permette di diversificare l'accesso degli utenti identificandone il ruolo. Sono previste diverse tipologie di utenti: amministratore, personale tecnico/amministrativo, personale operativo. A seconda del proprio ruolo, l'utente accede a funzionalità differenti, limitando in questo modo le possibilità di modificare per errore dati che non gli competono. Ad esempio: l'utente amministratore vede tutte le funzionalità del programma, può modificare tutti i dati, dai tariffari dei prodotti ai dati dei clienti ed effettuare tutte le elaborazioni statistiche, mentre il personale tecnico/amministrativo può modificare i dati anagrafici dei clienti, ma non i tariffari e l'operatore vede la propria agenda e i dati anagrafici del cliente ma non può modificare questi ultimi. In fase di configurazione è comunque possibile personalizzare le funzionalità a disposizione delle varie tipologie di utenti in base alle necessità.

Grazie a Gm²Web, tutti i dati anagrafici dei clienti possono essere gestiti facilmente. Nell'elenco dei clienti, tramite un motore di ricerca dall'uso molto intuitivo, iniziando a digitare il nominativo del cliente, si verifica subito se è già presente in anagrafica. Nella scheda del cliente, oltre ai dati anagrafici, è possibile memorizzare più recapiti (residenza, domicilo, lavoro) e più riferimenti di contatto (telefoni ed indirizzi email) e tenere sotto controllo la situazione dei servizi acquistati e degli eventuali scadenziari.

Associate a ciascun cliente è possibile gestire più schede di lavoro per memorizzare i servizi acquistati e definire le eventuali scadenze di abbonamenti. Gm²Web permette di gestire il flusso di lavorazione del singolo servizio, associando uno o più appuntamenti con gli operatori. Il personale operativo in questo modo automaticamente ha la sua agenda personale compilata, che può facilmente consultare accedendo al programma (anche da dispositivo mobile) dove vede già pronto l'elenco degli appuntamenti della giornata, oppure è possibile stamparne una copia. Al termine del servizio, l'operatore indica di aver finito e aggiunge eventuali segnalazioni o note personali. Nel caso di servizi che per essere effettuati prevedono il coinvolgimento di più operatori, è possibile definire un team che li comprenda tutti e gestirne l'agenda contemporaneamente.

Con Gm²Web è possibile gestire servizi in abbonamento, definendone la validità in giorni o una data di scadenza, oppure servizi a consumo, indicando quante volte il cliente può usufruirne. Se il personale operativo annota puntualmente il termine del servizio, è possibile definire promemoria e avvisi che avvertano l'operatore, il cliente e il personale amministrativo dell'imminenza della scadenza o dell'esaurirsi del pacchetto dei servizi acquistati. In questo modo ci si può dimenticare di rapportini cartacei o telefonici per tenere traccia dei servizi effettuati.

A partire dalla singola scheda di lavoro del cliente, è possibile procedere alla creazione della relativa ricevuta o fattura. In questo modo con un semplice click, viene automaticamente creato il documento fiscale completo di tutti i dati del cliente e dei servizi acquistati. Gli importi dei documenti fiscali vengono calcolati in base ai tariffari definiti in anagrafica: il servizio può avere differenti costi se ad esempio il cliente fa parte di enti o aziende con cui è attiva qualche convenzione che preveda sconti o tariffe agevolate.

A partire da ciascun documento fiscale, è possibile inoltre generare il file (xml) per la fatturazione elettronica (anche PA). L'invio delle fatture elettroniche può avvenire caricando il relativo file nell'eventuale programma di contabilità utilizzato, oppure è possibile attivare il canale dedicato di Gm²Web per il dialogo diretto con il SDI - Sistema Di Interscambio - dell'Agenzia delle Entrate per scambiare le fatture attive e passive. In questo modo l'invio della fattura elettronica avviene direttamente, con un semplice click, senza necessità di alcun passaggio intermedio. Attivando questo canale dedicato, oltre all'invio delle fatture attive, è possibile ricevere le fatture passive dei fornitori e gestirne la consultazione tramite una semplice interfaccia dedicata. E' inoltre disponibile anche un servizio per la conservazione a norma delle fatture inviate e ricevute.

Con Gm²Web è possibile memorizzare e organizzare tutti i dati dati del cliente, creando schede dove conservare eventuali documenti cartacei scansionati e digitalizzati. Gm²Web permette all'utente di creare in autonomia schede di lavoro o questionari dinamici come ad esempio checklist da seguire durante l'esecuzione del servizio, decidendone la struttura: sono disponibili varie tipologie di campi che l'operatore può utilizzare per memorizzare note e appunti. Campi dove editare testi formattati e non (grazie all'integrazione di un intuitivo rich text editor), opzioni di scelta multiple o singole e possibilità di allegare file, il tutto stampabile tramite modelli di stampa personalizzabili a piacere. E' inoltre possibile predisporre in autonomia la stampa di qualsiasi modulo in cui sia necessario integrare i dati del cliente e dei suoi servizi, come ad esempio il modulo per il consenso del trattamento dei dati.

Grazie a Gm²Web è possibile tenere sotto controllo i flussi di lavoro tramite elaborazioni di report ed esportazioni. Sono presenti inoltre varie elaborazioni ad esempio per tenere monitorato lo stato dei pagamenti delle fatture e ricevute, oppure per calcolare automaticamente l'onorario di eventuali collaboratori esterni in base al loro tariffario e agli appuntamenti presenti in agenda o ancora per verificare lo stato degli abbonamenti dei clienti. Tutta la reportistica già esistente è facilmente personalizzabile e integrabile in base alle proprie esigenze.