Fitness club e centri estetici

Gestire il proprio centro e i clienti, grazie a Gm²Web diventa facile...

Gm²Web permette di diversificare l'accesso degli utenti identificandone il ruolo. Sono previste diverse tipologie di utenti: amministratore, reception, operatore. A seconda del proprio ruolo, l'utente accede a funzionalità differenti, limitando in questo modo le possibilità di modificare per errore dati che non gli competono. Ad esempio: l'utente amministratore vede tutte le funzionalità del programma, può modificare tutti i dati, dai tariffari dei prodotti ai dati dei clienti ed effettuare tutte le elaborazioni statistiche, mentre l'utente di reception può modificare i dati anagrafici dei clienti, ma non i tariffari e l'operatore vede la propria agenda e i dati anagrafici del cliente ma non può modificare questi ultimi. In fase di configurazione è comunque possibile personalizzare le funzionalità a disposizione delle varie tipologie di utenti in base alle necessità del centro.

Grazie a Gm²Web, tutti i dati anagrafici dei clienti possono essere gestiti facilmente. Nell'elenco dei clienti, tramite un motore di ricerca dall'uso molto intuitivo, iniziando a digitare il cognome del cliente, si verifica subito se la persona è già presente in anagrafica. Nella scheda del cliente, oltre ai dati anagrafici, è possibile memorizzare più recapiti (residenza, domicilo, lavoro) e più riferimenti di contatto (telefoni ed indirizzi email) e tenere sotto controllo la situazione degli abbonamenti in essere e degli eventuali scadenziari.

Gm²Web permette di registrare l'accesso dei clienti ai locali del centro. La registrazione può avvenire manualmente tramite un'interfaccia in cui l'operatore memorizza l'accesso del cliente dopo averlo identificato alla reception, oppure automaticamente nel caso in cui Gm²Web sia interfacciato con qualche dispositivo di rilevazione presenze o tornello di accesso. In questo caso il cliente viene identificato tramite la tessera o il badge elettronici associati alla sua anagrafica, e ogni volta che interagisce con il dispositivo di rilevazione accessi, viene registrata la data e l'ora. E' possibile anche configurare il programma in modo che impedisca l'apertura del tornello, se presente, in caso di abbonamento scaduto o numero di accessi esauriti. Elaborazioni statistiche permetto infine di vedere, indicando un periodo di riferimento, gli accessi al centro del singolo cliente o di tutti.

Gm²Web permette di gestire uno scadenziario molto flessibile e facilmente personalizzabile in autonomia dall'utente. Per fare un esempio, è possibile definire un avviso di scadenza per il certificato medico di idoneità alla pratica di attività sportiva, indicando come deve essere calcolata la data di scadenza (ad esempio in base al giorno e mese dell'anno in cui in cui è stato emesso, la scadenza potrebbe essere differente), quanti giorni prima della scadenza e la modalità con cui l'operatore deve essere preavvisato (ad esempio con avvisi bloccanti) ed eventualmente impedendo l'accesso alla struttura del cliente nel caso in cui Gm²Web sia interfacciato con un tornello di accesso. E' anche possibile associare icone ai differenti stati del promemoria e decidere in quali videate del programma queste debbano essere visualizzate, in modo da dare un'evidenza visiva all'operatore dell'urgenza della segnalazione.

Associate a ciascun cliente è possibile gestire più schede di lavoro per memorizzare i prodotti o le prestazioni acquistate e definire le eventuali scadenze degli abbonamenti. Gm²Web permette di gestire il flusso di lavorazione della singola prestazione, associando un appuntamento (o più appuntamenti per cicli di sedute) con l'operatore o prenotare l'utilizzo degli attrezzi. L'operatore in questo modo automaticamente ha la sua agenda personale compilata, che può facilmente consultare accedendo al programma dove vede già pronto l'elenco degli appuntamenti della giornata, oppure è possibile stampare la lista dei clienti che ha prenotato un particolare attrezzo. Nel caso di trattamenti che per essere effettuati prevedono il coinvolgimento di più operatori, è possibile definire un team che li comprenda tutti e gestirne l'agenda contemporaneamente.

Con Gm²Web è possibile gestire prodotti in abbonamento, definendone la validita' in giorni, oppure prodotti a consumo, indicando quante volte il cliente può usufruirne. Ad esempio in questo modo è possibile definire l'accesso alla palestra: il cliente acquista un abbonamento mensile, semestrale, annuale o di qualsiasi altra durata, e quindi può accedere finché l'abbonamento non scade, oppure acquista un pacchetto di un certo numero di accessi, di cui può usufruire finché non li consuma tutti. Anche in questo caso, si possono definire promemoria e avvisi che avvertano l'operatore o il cliente dell'imminenza della scadenza o dell'esaurirsi degli accessi. E' inoltre possibile definire le fasce di orario oppure i giorni della settimana in cui il cliente può usufruire del prodotto/abbonamento. Se Gm²Web è interfacciato con un sistema di controllo degli accessi, associando il prodotto alla tessera o al badge del cliente, è possibile monitorarne l'utilizzo automaticamente.

A partire dalla singola scheda di lavoro del cliente, è possibile procedere alla creazione della relativa ricevuta o fattura. In questo modo con un semplice click, viene automaticamente creato il documento fiscale completo di tutti i dati del cliente e dei prodotti acquistati. Gli importi dei documenti fiscali vengono calcolati in base ai tariffari definiti in anagrafica: la prestazione può avere differenti costi se ad esempio il cliente fa parte di enti o aziende con cui è attiva qualche convenzione che preveda sconti o tariffe agevolate. Se nella struttura opera qualche professionista che provvede in autonomia a fatturare le proprie prestazioni, grazie a Gm²Web è possibile gestire più intestatari delle ricevute, prevedendo anche tariffari separati.

A partire da ciascun documento fiscale, è possibile inoltre generare il file (xml) per la fatturazione elettronica (anche PA). L'invio delle fatture elettroniche può avvenire caricando il relativo file nell'eventuale programma di contabilità utilizzato dal centro, oppure è possibile attivare il canale dedicato di Gm²Web per il dialogo diretto con il SDI - Sistema Di Interscambio - dell'Agenzia delle Entrate per scambiare le fatture attive e passive. In questo modo l'invio della fattura elettronica avviene direttamente, con un semplice click, senza necessità di alcun passaggio intermedio. Attivando questo canale dedicato, oltre all'invio delle fatture attive, è possibile ricevere le fatture passive dei fornitori e gestirne la consultazione tramite una semplice interfaccia dedicata. E' inoltre disponibile anche un servizio per la conservazione a norma delle fatture inviate e ricevute.

Con Gm²Web è possibile memorizzare e organizzare tutti i dati dati del cliente, creando schede dove conservare eventuali documenti cartacei scansionati e digitalizzati. Gm²Web permette all'utente di creare in autonomia schede di lavoro o questionari dinamici come ad esempio checklist da seguire nei trattamenti, decidendone la struttura: sono disponibili varie tipologie di campi che l'operatore durante il trattamento, può utilizzare per memorizzare note e appunti. Campi dove editare testi formattati e non (grazie all'integrazione di un intuitivo rich text editor), opzioni di scelta multiple o singole e possibilità di allegare file, il tutto stampabile tramite modelli di stampa personalizzabili a piacere. E' inoltre possibile predisporre in autonomia la stampa di qualsiasi modulo in cui sia necessario integrare i dati del cliente e dei suoi prodotti, come ad esempio il modulo per il consenso del trattamento dei dati o i moduli di consenso informato all'esecuzione di trattamenti.

Grazie a Gm²Web è possibile tenere sotto controllo l'andamento del centro tramite elaborazioni di report ed esportazioni. Sono presenti inoltre varie elaborazioni ad esempio per tenere monitorato lo stato dei pagamenti delle fatture e ricevute, oppure per calcolare automaticamente l'onorario degli eventuali professionisti collaboratori in base al loro tariffario e agli appuntamenti presenti in agenda o ancora per verificare gli accessi effettuati dai clienti e lo stato dei loro abbonamenti. Tutta la reportistica già esistente è facilmente personalizzabile e integrabile in base alle esigenze del centro.